Gestion des autorisations – Restauration de rôles

L’article de ce jour décrit une astuce plutôt intéressante qui concerne la gestion des autorisations. En effet, le sujet des rôles et autorisations peut être parfois un peu difficile à maîtriser dans SAP, notamment à cause de la superposition de deux couches dans SAP : Les rôles et les profils SAP. Qui plus est la gestion de rôles peut amener à avoir des données très disparates selon les utilisateurs particulièrement dans les entreprises de taille limitée qui ne possèdent pas un service dédié à ce sujet ô combien sensible.

Nous vous conseillons d’ailleurs de générer une matrice (sous excel par exemple) permettant de garder une photo des autorisations mises en place à l ‘instant T. Cela peut sembler un peu fastidieux et nécessite beaucoup de rigueur mais c’est un soulagement lorsqu’une erreur involontaire de suppression de rôle est faite et cela garantit la continuité de service si plusieurs personnes sont amenées à faire évoluer les données des utilisateurs.

Sans matrice point de salut ? Si bien sûr: Suiviez le guide !

1 – Récupération des rôles supprimés à un utilisateur par mégarde

Il peut arriver que la modification des autorisations amène par mégarde à faire une erreur de suppression d’un rôle sur le profil d’un  utilisateur. Dans ce cas plutôt stressant, on se trouve fort dépourvu (car bien sûr l’utilisateur en question vous appelle dans la minute en vous signalant l’urgence de son besoin, c’est toujours comme çà !). Il semble de prime abord impossible de retrouver l’objet ou les objets supprimés. Pas de panique!  L’équipe SAPandCO est là! Voici comment corriger la petite bévue.

Il fait d’abord retrouver la  chronologie de modification:

Pour ce faire, utilisez la transaction SU01 -Gestion des Utilisateurs puis, au lieux de choisir un code utilisateur, rendez-vous dans la barre de menu, bouton Infos puis « Doc. de modification pr utilisateurs »

Cette manipulation vous conduit à l’écran de sélection des documents de modifications pour les utilisateurs.

Dans notre cas, le code utilisateur est nécessaire et suffisant pour obtenir les informations dont nous avons besoin. Vous pouvez bien évidemment affiner votre recherche en utilisant d’autres critères. Utilisez les plus pertinents mis à votre disposition dans cet écran de sélection.

Cochez également la zone « Rôles ACU » sans pour autant alimenter la zone annexe.

Lancez la sélection en cliquant sur l’horloge située en haut à gauche de votre écran.

La liste des informations selon les critères de sélection choisis apparaît et notamment la liste des rôles que l’on a supprimé par inadvertance! Ouf on se sent déjà mieux! On se sent aussi un peu « fliqué » par le système mais on n’a rien sans rien !

2 – Restauration des rôles

Il vous suffit ensuite de copier les rôles que vous souhaitez remettre à l’utilisateur. Pour ce faire, sélectionnez les données situées dans la colonne « ancien contenu de la zone modifiée » (dans notre exemple, il s’agit de la seconde colonne en orangé).

Retournez ensuite dans la transaction SU01 et renseignez cette fois ci l’utilisateur à corriger.

Placez vous sur le l’onglet « Rôles » de l’utilisateur pour « coller » le rôle ou la liste de rôles à restaurer.

Voila! Bravo, votre erreur impardonnable est passée inaperçue et l’utilisateur peut (enfin) ré-utiliser le système avec les prérogatives qui sont les siennes… Et vos sueurs froides ne sont plus qu’un vieux souvenir. Peut-être que cette aventure vous incitera à mettre (enfin) la matrice de suivi des rôles recommandées pour garantir une gestion sereine de ce sujet très sensibles au sein des entreprises…

Bonne journée et à bientôt pour de nouvelles astuces sur SAP!