Comment gérer les autorisations dans SAP (S/4 Hana et ECC6) ? – SAPandCO

Quels sont les objectifs d’une gestion des autorisations ?

On peut citer quatre grands objectifs pour la mise en place d’une gestion des autorisations.

La mise en place d’une solution autorisation permet de :

1. Respecter la bonne pratique de séparation des tâches de gestion et d’affichage.
   • Par exemple, on différenciera la fonction créer une commande d’achat de la fonction afficher une commande d’achat.
2. Uniformiser les fonctions métiers.
   • L’objectif est que les collaborateurs « parlent » le même langage. Concrètement, tous les acheteurs ont accès aux mêmes fonctionnalités avec les mêmes noms d’application. Cela facilite la communication et simplifie les rôles métier de chacun.
3. Sécuriser les données.
4. Faciliter la maintenance et l’évolutivité de la solution.
   • Une fois que la structure est définie, les déploiements par exemple sont plus simples. En effet, la structure d’autorisation peut être « dupliquée » sur la nouvelle entité du groupe.

Comment les autorisations sont-elles gérées dans SAP ?

Les autorisations dans SAP sont pilotées avec des rôles. Ce rôle dans SAP correspond à un objet technique qui permet de contrôler les droits des utilisateurs.

Selon la façon dont la structure a été créée, ces rôles peuvent aussi refléter les rôles métier (acheteur, approvisionnement, responsable de service, cariste, responsable du quai des expéditions, …)

Quelque soit la version de SAP (4.6C, ECC6, S/4 Hana) cette notion de rôle est immuable.

Néanmoins avec l’arrivée de S/4 Hana et surtout de l’interface WEB (Appelée FIORI dans l’écosystèm SAP), le rôle a évolué pour intégrer des nouvelles fonctionnalités. C’est ce que nous allons présenter ci-dessous synthétiquement.

Les autorisations dans SAP Version ECC6

Comme nous le voyons dans ce schéma sur les versions ECC6, les autorisations sont gérées avec un périmètre de transactions autorisées et avec les objets d’autorisations.

Un objet d’autorisation comprend un ou plusieurs paramètres (activité, société, type de document, …)

Le paramètre activité pilote le type d’action autorisé. C’est-à-dire si l’utilisateur peut aller en création, modification ou affichage sur l’objet.

Les autorisations dans SAP Version S/4 Hana

Avec S/4 Hana et l’arrivée du web (Fiori dans le jargon SAP), les notions de CATALOGUE et de GROUPE apparaissent.

Le catalogue SAP donne accès à un catalogue d’applications SAP appelées TUILES. Exemple : on parle de la Tuile SAP créer une commande de vente ou de la Tuile afficher les stocks.

Le groupe lui permet d’ordonner l’affichage des tuiles au sein de la page internet. Exemple : on regroupe les tuiles créer une commande de vente , modifier une commande de vente et afficher une commande de vente au sein du groupe « gestion des commandes de vente clients ».

Ces notions viennent complexifier les autorisations dans SAP. En effet, les interactions entre les catalogues, groupes et objets d’autorisation sont nombreuses.

(1) Remarque : l’architecture présentée est valable pour les versions de S/4 jusqu’à la 2021. Pour les versions 2021 et ultérieures, une nouvelle notion apparait. Nous vous expliquons ça dans le paragraphe suivant.

Les autorisations dans SAP Version S/4 Hana à partir de la version 2021

(2) Avec l’avènement de la version 2021, l’éditeur de progiciel allemand SAP a fait évoluer le concept de GROUPE. Celui-ci disparait au profit de l’ESPACE. La différence est identifiée en orange dans le schéma ci-dessus.

Au sein de cet ESPACE, nous trouvons des PAGES sur le même principe que la page d’accueil actuellement.

Par exemple, nous pourrions avoir l’ESPACE achat avec la page fournisseur, la page gestion des commandes d’achat , la page gestion des contrats, pilotage et reporting, …

Conclusion

On constate que la gestion des autorisations a beaucoup évolué et que celle-ci est devenue plus complexe.

L’un des atouts de cette gestion est qu’il est possible de s’adapter très fortement au contexte client en personnalisant les espaces pour le métier.

Il s’agit d’un vrai projet qui requiert du temps, de l’expertise et des personnes dédiées.