Définition et Utilisation de DMS dans SAP

L’article de ce jour continue sur le sujet de sauvegarde de fichiers dans SAP et traite de la solution DMS (Data Management System) dans SAP. Cette solution DMS est également comparée à la solution GOS (Generic Object Service) qui fait l’objet d’un autre article dans SAPandCO: Définition et Utilisation du GOS dans SAP.

1 – Définition de DMS

Le DMS (Document Management System) peut presque être apparenté à un module à lui tout seul. Il possède d’ailleurs dans le SPRO (paramétrage SAP) un nombre de points à gérer permettant d’avoir des solutions très différentes selon les besoins à couvrir.

Le DMS se matérialise par l’utilisation des transactions fonctionnelles CV0XN Créer / Modifier / Afficher / Rechercher Documents. Ces transactions se trouvent à de multiples endroits dans l’arborescence SAP sous un répertoire nommé « Document ».

Ce que SAP nomme  « Document »  dans ce cas est un support interne à SAP (un objet au même titre que une commande de vente ou une facture) permettant d’attacher des fichiers externes et de les stocker tout en les associant à d’autres objets SAP.

  Attention à la terminologie employée, le terme « document » peut apporter de la confusion selon que l’on parle du Document au sens SAP (l’objet Document) ou d’un document rattaché (une pièce jointe). Dans ce tutoriel, le mot Document désignera bien  l’objet SAP par opposition à un « fichier » joint.

2 – Utilisation de DMS

Lors du lancement de la transaction CV01N (Créer Document), le système fait état de 2 notions importantes à souligner en plus de la numérotation standard (Tranche Interne ou Externe)

1 -Le type de document: Cette notion sert en général à distinguer les services et donc les prérogatives des acteurs associés (Workflow de validation; Autorisations…)

2- La version du document: Il s’agit ici de la version du document SAP ce qui ne présage pas forcement de la version du fichier qui y sera intégré.

Comme vous pouvez le voir, l’utilisation de DMS est plutôt structurée:

En effet DMS permet de:

1 – Nommer les documents créés ( ce n’est pas le nom du fichier joint, c’est le libellé du Document dans SAP )

2- Gérer des statut et donc des niveaux de validation du Document

3- Gérer un responsable du Document

4- Permet l’utilisation du suivi de modification SAP (standard)

5- Gérer des groupes d’autorisations pour limiter les accès selon les profils des utilisateurs

6 – Créer des hiérarchies de Document

7- Lier le Document à des objets SAP

8- Joindre des fichiers

Gestion de la liaison de fichiers

L’onglet Liaisons d’objets (point 7 du point précédent) permet d’associer le Document SAP  x données de Y objets différents selon le paramétrage de DMS (l’exemple ci dessous montre le client, l’article et le fournisseur).

Par exemple : Ici le Document est rattaché à 2 articles différents:

Ce même Document pourrait aussi être rattaché à des Clients et des Fournisseurs.

Gestion de l’intégration du fichier

Dans l’onglet Originaux et selon le paramétrage de la catégorie d’archivage, un fichier est joint au Document SAP

1- L’icône situé en bas permet de créer un nouveau lien (icône page blanche)

2- la saisie de l’information « Application » permet de limiter les extensions qui seront affichées lors de la recherche.

3- Une seconde description est disponible, elle permet de mieux identifier le fichier joint

4- Les catégorie d’archivage définissent l’endroit ou sera stocké le fichier

5- Le support de données peut permettre de cibler le serveur sur lequel l’original est recherché et stocké (non obligatoire)

6- Le système conserve le chemin d’où l’original provenait.

Résultat:

le Document au sens SAP (et par extension le fichier qu’il contient) est désormais disponible dans la fiche article dans l’onglet Données de document des données supplémentaires. En fait la fiche article contient un lien vers CV03N – Afficher Document qui permet ensuite d’ouvrir le fichier joint.

3- Avantages et inconvénients de DMS

La solution DMS:

• Évite la redondance des rattachements par gestion centralisée du lien multi-entrées de multi-objets.

• Autorise/nécessite une maintenance centralisée des Documents

• Permet l’utilisation d’outils de recherche de documents (CV04N)

• Peut permettre de minimiser l’utilisation d’espace disque (selon la configuration choisie, en sauvegardant les fichiers  sur un serveur de contenu externe par exemple)

• Permet de gérer la vie du document depuis sa création jusqu’à sa sauvegarde définitive

• Nécessite un mini-projet afin d’être mis en place et paramétrée selon les besoins (Projet)

4- Comparaison  DMS / GOS

Si l’on devait comparer les 2 méthodes SAP pour joindre des fichiers, on peut conclure:

• A la simplicité  de mise en place du GOS mais avec une liaison unitaire par objet SAP et une sauvegarde systématique dans une table interne SAP
• A la structure beaucoup plus forte de DMS mais imposant une centralisation et une gestion plus étendue des associations des fichiers à divers objets SAP
• C’est l’importance du besoin de lier des fichier qui déterminera au final la solution la plus pertinente.

Bon courage dans votre gestion documentaire!

A bientôt