Définition et Utilisation du GOS dans SAP

Nous allons traiter ici du sujet de sauvegarde de fichiers dans SAP : En effet, Il existe 2 méthodes classiques pour rattacher des documents externes (Word,  Excel, PDF…) à des objets SAP.

•  Le GOS  (Generic Object Service)
•  DMS (Document Management System)

Ce tutoriel traite du GOS; la solution DMS fait l’objet d’un article SAPandCO dédié : Définition et Utilisation de DMS dans SAP.

1 – Définition du GOS

• Le GOS ou Generic Object Service offre des fonctions qui sont disponibles dans divers applications SAP. Ces fonctions se référant toujours à l’objet de l’application. Cela peut par exemple être le rattachement d’un fichier ou le lancement d’un workflow. Ces services sont disponibles dans la plupart des applications SAP et même dans Business Object (BO).

–Les services associés au GOS sont  matérialisés dans SAP via l’icône jaune et bleu situé en haut à gauche de l’écran.

  Certains objets nécessitent d’être en modification et non en création pour avoir accès aux fonctionnalités. C’est le cas par exemple des factures logistiques (MIRO). Il faut préalablement pré-enregistrer ou maintenir le document pour obtenir l’icône.

    Le GOS peut être administré; En effet selon les autorisations associées au GOS et notamment la gestion des services dans la transaction SGOS (Modifier vue « Gestion des Services d’Objets Génériques dépendante du mandant ») les fonctionnalités du GOS sont ou ne sont pas accessibles.

Exemple : Désactivation de l’objet PCATTA_CREA « Créer Pièce Jointe » via la transaction SGOS:

Cette action aboutit au résultat suivant lors de l’ouverture du GOS : la zone « Créer pièce jointe » apparait mais elle n’est pas active !

2 – Utilisation du GOS

Dans le cas d’un accès non limité, le GOS permet d’associer facilement un fichier à un objet SAP en cliquant sur « Créer pièce jointe ».

En cliquant sur la petite flèche à droite de l’icône:

En cliquant sur l’icône elle-même:

Le système donne alors accès aux fonctions standards de recherche de documents permettant de sélectionner et de rattacher un fichier à l’objet SAP.

L’association du fichier se fait très facilement:

le fichier joint est désormais disponible depuis SAP pour tous les utilisateurs en cliquant sur l’icône du GOS et Liste des pièces jointes (à condition bien sûr de posséder le logiciel permettant d’ouvrir le format du fichier joint)

La solution fournie par SAP en standard s’appuie sur la technologie KPRO (Knowledge Provider) pour enregistrer les documents dans une table nommée  SOFFCONT1. Cette table est associée au Content Repository « SOFFDB »  proposé (Ce paramétrage est visible en utilisant la transaction OAC0) Dans le cas où ce standard SAP n’est pas conservé, les données sont sauvegardées dans la table SOC3.

les détails techniques fournis par SAP sont décrits dans la note OSS et disponibles sur le site de SAP

Note : 904711 – SAPoffice: Where are documents physically stored?

3- Avantages et inconvénients

Le Generic Object Service:

• Permet de lier des fichiers avec un faible impact sur la mise en place (paramétrage)

• Est souple dans son utilisation

• Conserve les documents en « métadonnées » dans la table SOFFCONT1 (ou SOC3)

• Nécessite de surveiller l’évolution de la table ou sont stockées les données.

La semaine prochaine nous traiterons de l’autre méthode SAP permettant le traitement de pièces jointes : DMS

Bon courage dans votre gestion documentaire!

A bientôt