Comment gérer un contrat d’achat de type « centrale d’achat » ?

Aujourd’hui, nous allons voir comment il est possible de gérer un contrat d’achat SAP au niveau organisation d’achat.

C’est-à-dire, un contrat dédié à plusieurs sociétés d’un même groupe. Cela représente souvent un cas métier rencontré pour des groupements d’achat ou pour des centrales d’achat.

Mais avant de traiter ce point précis, balayons ce que représente un contrat SAP.

1/ Définition du contrat d’achat  SAP ECC6

Un contrat d’achat est un objet SAP de la même manière qu’une fiche info achat (FIA).

Il permet de gérer principalement :

‘# Les conditions de prix d’achats pour plusieurs articles avec un même fournisseur

‘# Un montant cible : en valeur ou en quantité

‘# Des dates de validité (Date de début de validité -> Date de fin de validité)

1.1 Gestion des prix :

• Il est défini article par article
• Il peut être traité en prix net ; avec ou sans barème

Remarque : Dans le système, le prix du contrat est le prix d’achat à date de livraison prévisionnelle.

1.2 Deux types de contrats :

• Contrat en valeur de type WK
• Contrat en quantité de type MK

2/ Points clés pour la création d’un contrat MM (Transaction ME31K, ME32K, ME33K)

Utilisation de la transaction ME31K

‘#  Un contrat est affecté à un fournisseur.

‘#  Un contrat est créé pour une organisation d’achat

‘#  Un contrat est créé pour une société (au niveau en-tête)

Les informations suivantes sont gérées dans l’en-tête du contrat :

• Le fournisseur
• Le groupe acheteur : acheteur ou approvisionneur en charge des approvisionnements sur le contrat
• Le type de contrat (en quantité ou en valeur)
• Les dates de début et de fin de validité
• Les conditions de paiement
• Une remise éventuelle s’appliquant à tous les postes du contrat
• La valeur cible : indicative pour les contrats en quantité
• L’incoterm
• L’auteur de la facture : repris des données partenaires du fournisseur
• L’identification fiscale : reprise des données partenaires du fournisseur
• Les données partenaires : au niveau organisation d’achat ou division
• L’adresse : reprise de la fiche de chaque fournisseur (principal et données partenaire) ;

Les informations suivantes sont gérées dans l’écran de détail des postes de contrat :

• Article, désignation, quantité cible,
• Division : donnée facultative. Attention à ne renseigner que si le poste de contrat est destiné à l’usage exclusif d’une division
• Magasin : magasin par défaut utilisé lors des réceptions
• Prix net et quantité pour laquelle est exprimé le prix
• Impression du prix : case cochée pour impression du prix sur la commande
• EF et CF / EM : cochées pour le contrôle facture
• Code TVA : à renseigner pour reprise automatique dans les commandes ;
• Tolérance livraisons excédentaires : cocher « illimité » pour permettre la réception de quantités supérieures aux quantités commandées

3/ Cas de la centrale d’achat multi-sociétés

Il est possible d’utiliser les contrats d’achats au niveau de l’organisation d’achat, les prix d’achats sont valides pour l’ensemble des filiales du groupe.

Exemple du schéma souhaité :

En bonus : Quel paramétrage pour mettre en place le flux d’un contrat d’achat SAP au niveau organisation d’achat.

Spro : Structure de l’entreprise -> Affectation -> Gestion des articles -> Affecter organisation d’achats à société

(1) Ne rien mettre au niveau société

Spro : Structure de l’entreprise -> Affectation -> Logistique – données générales -> Affecter division à société

(2) Saisir les divisions sur lesquelles, il est possible de « puiser » sur le contrat.

Enfin, lors de la création du contrat, après avoir saisi (1) l’organisation d’achat, SAP demandera une société. Renseigner celle que vous souhaitez.

Cette donnée est non prise en compte par SAP pour décrémenter les quantités. C’est les données du poste qui sont importantes. C’est pour cela que dans ce cas de figure, il ne faut pas mettre de division dans le poste du contrat.

Voilà, pour ce tutoriel sur le module MM.

Et vous, avez-vous eu cette problématique à gérer ? Quels problèmes avez-vous rencontrés ? Quelles solutions apportées ? Partageons pour mieux utiliser SAP 🙂