SAP Module PS ( Project Systems) définition et explication de fonctionnement

Le module PS (Project Systems) concerne la gestion des projets dans SAP; Il permet d’effectuer les actions fonctionnelles suivantes :

Structuration des projets
Suivi de coûts et budgets
Planning et calendrier
Planification des capacités
Intégration forte avec PM, PP, SD, MM et CO
Interface avec MS Project et Excel

SAP PS permet aux utilisateurs tels que des chefs de projets ou des équipes travaillant sur des productions unitaires (les avions chez Airbus par exemple) d’établir des projets dans le temps basés sur des dates de départ et de fin précises et de structurer celui-ci en élément distincts. Les projets s’appuient sur la notion d’OTP qui permet de scinder le projet principal en tâches individuelle tout en les hiérarchisant.

SAP PS est un module extrêmement intégré avec les autres modules SAP dans la mesure où on peut être amené a effectuer (par exemple) des ventes et des achats au titre du projet. C’est pourquoi il est parfois associé au module CO en terme de compétences des consultants car il permet la gestion notamment des coûts et les produits à l’intérieur même du projet et permet une analyse financière individuelle.

1 – Présentation de l’organigramme technique de projet

Tout projet débute par la définition et la classification des structures qui sont nécessaires au traitement et leur intégration dans la structure d’entreprise existante.

Le module PS n’a pas de structure organisationnelle à proprement parlé ; vous devez l’intégrer dans la structure existante par des affectations aux unités structurelles de la comptabilité et de la logistique. C’est ce qui permet au module « Gestion de projets » de présenter les données de façon claire et sous différents angles :

L’organigramme technique de projet (OTP) est une composante essentielle du projet. Il s’agit d’une représentation du travail à effectuer dans un projet, organisée sous forme de structure hiérarchique. L’OTP est un outil important qui permet d’avoir une vue d’ensemble du projet :

Il sert de base à l’organisation et à la coordination du projet.
Il indique la quantité de travail, le temps nécessaire et les coûts induits par le projet.

Le module PS sert de fonction de base à toute autre étape de planification du projet telle que la pré-budgétisation de processus, la pré-budgétisation des coûts, l’ordonnancement, le planning, la planification des capacités ou le calcul du coût de revient ainsi que le contrôle de projet.

La structure de projet peut être représentée en fonction de différents critères :

les phases
les fonctions
les objets

Dans un OTP, les diverses tâches et activités peuvent être décrite sous forme d’éléments individuels de la hiérarchie.

Selon la phase de votre projet, vous pouvez poursuivre la répartition des tâches et des activités du projet, étape après étape, jusqu’à obtention du degré de détail nécessaire à sa réalisation.

2 – Hiérarchisation des éléments d’OTP

Dans un OTP, les divers éléments représentent les activités. Ces éléments sont désignés par le terme éléments d’organigramme technique de projet (éléments d’OTP) dans le module « Gestion de projets ». Les éléments d’OTP peuvent être utilisés en tant que

Tâches
Tâches partielles qui sont subdivisées
Lots de travaux

Exemple de hiérarchisation d’OTP à l’intérieur d’un Projet de production d’hélicoptère :

3 – Suivi des coûts

Le module PS permet de pré-budgétiser, suivre et contrôler les coûts du projet, tout en procédant à une comptabilité analytique exhaustive. Cette composante est parfaitement intégrée aux autres module et particulièrement :

CO – Contrôle de gestion
FI – Comptabilité financière
PP – Planification et contrôle de la production
MM – Gestion des articles

Différents types d’ordres peuvent être affectés à un éléments d’OTP, sous réserve que celui-ci corresponde à un élément d’imputation. L’affectation indique que l’ordre est géré avec le projet. Les coûts pré-budgétés des ordres sont enregistrés dans le projet sous forme condensée.

Dans le système SAP, les ordres vous permettent d’effectuer différentes opérations. Vous pouvez affecter les ordres suivants à un projet :

Les Ordres de travail : Ils permettent de pré-budgétiser des mesures de maintenance et de saisir et d’imputer les coûts qui en résultent

Les Ordres internes : Ce type d’ordre est utilisé au niveau de la comptabilité analytique et de la comptabilité par activités (pour suivre l’évolution des coûts, par exemple).

Les Commandes client : Les commandes client désignent des contrats entre une organisation commerciale et un donneur d’ordre concernant la livraison d’articles ou la prestation de services à des prix et dans des quantités définis et dans des délais impartis.Vous pouvez affecter des postes de commandes client ou d’offres client à un élément d’OTP (élément de facturation). Dans ce cas, le contrôle de gestion des coûts et des produits s’effectue intégralement dans le projet. L’offre/la commande n’endosse pas les coûts ni les produits.

Les Ordres de fabrication : Les ordres de fabrication sont utilisés au cours de la fabrication de marchandises.

Warning Le terme « Ordre de projet » s’applique également aux réseaux et aux activités. En revanche, il ne vous est pas possible de saisir de budget pour un ordre de réseau.