Comment valider une commande d’achat dans SAP ? (workflow) – SAPandCO

Saviez-vous que SAP propose en standard, une fonctionnalité de validation des documents d’achat ?

Voyons comment cela se concrétise dans notre ERP favoris 😉

Périmètre de la fonction de validation des documents d’achat dans SAP

La validation des documents d’achat est valable pour les objets suivants :

# Demande d’achat

# Commande d’achat

# Contrat d’achat

# Programme de livraison

Les principes des stratégies de validation dans SAP

1/ On détermine quel type de document d’achat peut faire l’objet d’une validation.

Pour cela, on utilise la notion de groupe de lancement.

Exemple : Le groupe de lancement L1 est utilisé pour les demandes d’achat (DA).

2/ On détermine les critères pour déclencher une demande de validation.

La notion de stratégie de lancement sert à piloter ce point.

Les critères standards et les plus utilisés sont :

-Le type de document

-Le groupe d’acheteur

-Le montant de la DA

Exemple : Pour les DA de type NB (standard) de plus de 1000 € et pour le groupe d’acheteur A1 (Acheteur « moyens généraux ») alors on déclenche une demande de validation.

Astuce

Si un objet d’achat requiert une validation alors l’onglet « Stratégie lancement » apparaît en en-tête du document.

3/ Validation du document

L’utilisateur affecté à cette tâche valide le document. Pour cela, on renseigne dans le profil utilisateur une clé de lancement.

Seuls les utilisateurs possédant cette clé de lancement peuvent lancer* le document.

‘* le lancement dans SAP correspond à une validation.

Exemple : Seule l’utilisatrice Madame Dupont possédant la clé V1 pourra lancer la DA N° 10000999 de type NB d’un montant de 1284 €

Information

Il peut y avoir plusieurs niveaux de validation soit plusieurs clés de lancement associées à une stratégie.

Option possible : le workflow de validation

Le workflow consiste à envoyer un mail à l’utilisateur qui doit valider le document d’achat.

Cette fonctionnalité s’appuie la business workplace (Menu SAP pour gérer ses messages et ses workflow)

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