Dématérialisation factures et SAP : quelle solution pour les PME ? – SAPandCO

Avec la digitalisation croissante des processus des entreprises et avec la nouvelle loi de finances 2020 sur l’obligation de facturation électronique entre les relations inter-entreprises, il nous semblait intéressant de vous apporter du contenu la dessus !

Mais commençons par le début avec une définition/schéma de la dématérialisation des factures fournisseurs. Nous verrons prochainement le côté facturation client.

C’est quoi la dématérialisation des factures fournisseurs ?

L’objectif est de pouvoir intégrer des factures fournisseurs quelles soient déjà dématérialisées ou non (c’est-à-dire papier) directement dans votre ERP.

Concrètement lors de l’intégration des factures, les informations nécessaires au contrôle facture sont récupérées, stockées puis interfacées avec SAP pour réaliser en automatique le contrôle facture (Tâche réalisée manuellement avec la transaction MIRO habituellement)

‘ * (1) : les factures traitées peuvent être de différentes sortes :

La facture non valable fiscalement

C’est-à-dire que seul l’exemplaire original au format papier est valable en cas de contrôle fiscal. Il faut bien le garder et l’archiver quelque part en sécurité.

Nous observons principalement les deux cas suivants :

La facture « papier » convertie au format numérique par votre système d’information.

La facture digitalisée mais non fiscale. Exemple : une facture au format PDF non signée électroniquement.

La facture digitalisée valable fiscalement

Ici, trois sous-cas existent :

La facture structurée au format EDI (IDOC dans SAP), XML.

La facture non structurée telle que les PDF non modifiables et signés électroniquement.

La « Factur-X« . C’est un nouveau format hybride. Un PDF amélioré avec des balises XML à l’intérieur. Cela permet à la fois d’avoir un visuel pour le métier et à la fois une intégration simple et efficace par interface pour la comptabilisation informatique.

La dématérialisation un enjeu juridique pour les entreprises

En effet, une obligation légale sur ce sujet va affecter les processus des entreprises.

Que dit l’article 153 de la loi de finances 2020 votée le 28 décembre 2019 ?

Une facturation électronique obligatoire dans les relations B2B* (Business to Business)

Trois dates sont à retenir !

-> 1er Janvier 2023 : Obligation pour toutes les grandes entreprises
-> 1er Janvier 2024 : Obligation pour toutes ETI* (Entreprise de taille intermédiaire)
-> 1er JANVIER 2025 : Obligation pour toutes les PME et TPE

Mais pas que ! Quels apports pour votre business ?

En plus de rester à niveau technologiquement par rapport à votre écosystème, voici les quatre grands apports répertoriés :

1# Amélioration des relations fournisseurs

Avec l’accès au portail fournisseurs, ceux-ci ont accès directement à l’état d’avancement de leur facture (Le fameux « bon à payer » entre autre). Cela leur donne de la visibilité et améliore le climat de transparence/confiance avec eux.

2# Gain de temps

Les équipes comptables gagnent du temps grâce à l’automatisation des processus.

De plus, il y a une baisse drastique des appels téléphoniques des fournisseurs. Quand il y a appel, c’est un appel de « qualité ».

3# Réduction des couts

Baisses des couts de traitement des factures.

Réduction des indemnités de retards de paiement grâce à des flux optimisés.

4# Une meilleure fiabilité

L’automatisation du processus à travers des interfaces et des règles de gestion précises permet de supprimer les risques d’erreur de saisie.

Conclusion : quelles solutions pour votre SAP ?

Il semble donc que l’ère du papier va bientôt être derrière nous. Aujourd’hui, à travers la solution VIM (Cf. article précèdent), SAP propose une fonctionnalité pour intégrer ce fux. Mais ce module SAP est, à notre sens, plutôt dédié aux grands comptes car couteux et peu souple à mettre en oeuvre.

Pour les PME, il existe d’autres solutions dont celle proposée par le nouveau partenariat Stratow/Hargos.

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Un commentaire :

  1. J’aime bien vos articles, ils sont trés clairs..
    Djallal,

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