Comment piloter la suppléance des workflows de validation dans SAP ? – SAPandCO

Le pitch

Dans le cadre des validations de workflows dans SAP, comment être certain que vos collaborateurs ont bien un suppléant pendant leur absence ?

Nous avons la réponse à cette question. La suite ci-dessous.

Comment voir la suppléance de vos collaborateurs dans SAP ?

Vous avez des workflows de validation dans votre système SAP (validation de commandes d’achat ou autres), les vacances sont là et vous vous demandez si les utilisateurs ont bien paramétré leur suppléance !!!!

Premièrement, on va revenir rapidement sur la suppléance.

C’est quoi, la suppléance dans SAP ?

La suppléance dans SAP permet de définir son remplaçant quand nous sommes absents.

Cette fonctionnalité est utilisée si vous avez des validations de workflows à traiter.

En effet, quand elle est mise en place, vos workflows de validation vont être transmis à la personne que vous avez paramétré.

Elle pourra donc les valider à votre place. Une plage de temps est définie.

Dans SAP S/4, l’utilisateur réalise cette manipulation à travers la Tuile « Ma boîte de réception » (My Inbox).

Le souci que l’entreprise peut rencontrer est que les personnes oublient ou ne puissent pas le faire (Cas d’une absence pour maladie par exemple). Dans ce cas, des commandes d’achat peuvent rester non validées et ainsi bloquer le processus d’approvisionnement et pénaliser l’activité opérationnelle !

Afficher l’historique de la suppléance SAP de tous les utilisateurs

Attention, l’astuce présentée demande un accès aux tables ou vous permettra d’avoir une base pour réaliser une évolution afin d’avoir cette information.

Ces informations de traçabilité et d’historique sont présentes dans la table HRUS_D2 – Remplacement utilisateur par utilisateur.

Dans l’exemple ci-dessus, on voit que l’utilisateur ABCD001 a mis comme suppléant l’utilisateur XXXX001 pour la période du 01.07.2023 au 31.07.2023.

Concrètement, cela veut dire qu’entre le 01.07.2023 et le 31.07.2023, l’utilisateur XXXX001 recevra tous les workflows destinés à l’utilisateur ABCD001.

Par conséquent avec cette table, il est possible d’avoir une vue d’ensemble de toutes les suppléances dans SAP. Vous n’aurez plus de doute sur la gestion des congés.

Nous espérons que cet article vous apporte un éclairage sur ce point.

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Merci 🙂